Jakarta - Dirjen Teguh Setyabudi mengaku sangat bersyukur Dukcapil sudah "Go Digital". Meskipun demikian, Teguh terus mendorong agar Dukcapil Go Digital secara menyeluruh dan komprehensif. 

"Kalau kita sudah men-declare Dukcapil Go Digital maka seluruh yang berada dalam lingkup Ditjen Dukcapil juga harus ikut berpikir digital, tidak terkecuali dalam masalah penatausahaan persuratan dan kearsipan," kata Dirjen Teguh Setyabudi saat membuka Bimbingan Teknis Penatausahaan Persuratan dan Kearsipan Lingkup Ditjen Dukcapil, di Jakarta, Rabu (21/6/2023) petang.

Ditjen Dukcapil sudah menerapkan sistem persuratan dan kearsipan elektronik melalui aplikasi tata naskah dinas elektronik. Hal ini sebagai implementasi Permendagri No. 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Kependudukan. "Aplikasi ini kita harapkan mampu menyediakan data yang terintegrasi ke unit kerja Eselon II, Eselon III, dan Eselon IV. Sehingga meminimalkan penggunaan kertas."

Namun Teguh tak lupa mengingatkan, sebaik-baik senjata yang lebih penting adalah 'the man behind the gun', yakni SDM pengelola yang mumpuni dan kredibel. 

"Penatausahaan persuratan dan kearsipan di lingkup Ditjen Dukcapil tampaknya masih harus lebih ditingkatkan kualitasnya. Sebab bila dinilai di lingkup Kemendagri, Ditjen Dukcapil memiliki nilai 76,19. Perlu berbagai upaya agar kita bisa lebih baik lagi," kata Dirjen Teguh.

Teguh pun menyadari kondisi kantor Ditjen Dukcapil yang masih menumpang dengan Ditjen Pemdes. "Memang belum bisa kita atur dengan sebaik-baiknya. Namun saya sedang berupaya agar Ditjen Dukcapil memiliki gedung sendiri, sehingga kita bisa punya ruang arsip yang bagus untuk mengamankan dokumen arsip kita," ujarnya. 

Teguh juga menyampaikan soal arsip skala prioritas. Misalnya, Arsip Active yang masih digunakan terus menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkup Ditjen Dukcapil. Selanjutnya, Arsip Inactive yang frekuensi penggunaannya terus menurun. Serta Arsip Vital yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional organisasi, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan.

"Kita pun harus bisa memilah dan memilih mana arsip yang harus kita disimpan sendiri, mana yang harus diserahkan melalui Biro Umum Setjen Kemendagri ke bagian arsip di sana atau disimpan ke gedung arsip Kemendagri di Pondok Kelapa," katanya seraya menambahkan, "Untuk arsip digital perlu kita pikirkan untuk disimpan di server khusus." Dukcapil***