Bogor - Salah satu aspek yang sangat penting dalam tata naskah dinas adalah substansi komunikasi. Dirjen Zudan Arif Fakrulloh yang dikenal di kalangan Korps Dukcapil sebagai 'motivator' itu menjelaskan, format tata naskah dinas memerlukan skill yang tinggi. 

"Seseorang yang mengetik surat dinas itu sedang memasukkan pesan pimpinan atau memasukkan pesan negara ke dalam surat itu untuk diketahui oleh semuanya. Kalo itu suratnya ditujukan untuk publik," jelasnya saat memberikan pengarahan dalam Bimbingan Teknis Tata Naskah Dinas Ditjen Dukcapil, di Bogor, Jumat (25/3/2022).    

Lanjutnya, kalau surat dinas untuk lingkup internal diberlakukan untuk satu kantor. Kalau sifatnya rahasia tidak untuk disampaikan secara umum. 

"Jadi seseorang yang membuat naskah surat itu memiliki peran yang sangat luar biasa. Kalo teman-teman bisa memasukkan ide baru, pemikiran baru, pimpinan pasti akan sangat senang. Anda bukan semata-mata tukang ketik surat," ujar birokrat yang juga berprofesi dosen dan Guru Besar Hukum Administrasi di perbagai perguruan tinggi itu.  

Dirjen Zudan kemudian bercerita dirinya pun berawal karir dari staf. "Saya mulai bekerja dengan mengetik membuat surat dengan sebaik-baiknya. Eselon 1 saya Pak Seman Widjoyo, Bu Diah Anggraeni. Karena saya hanya di Badan Diklat dan Sekretariat Jenderal Kemendagri."

Zudan menjelaskan, dalam surat ada isi pesan dan keindahan bahasa. "Tata naskah bagaimana menyampaikan isi pesan yang lugas atau penuh dengan bahasa yang indah, bernilai tinggi. Temen-teman yang baru membuat yang biasa saja juga bisa. Tetapi bernilai tinggi dan indah itu juga harus bisa." 

Misalnya, membuat kalimat penutup surat, "Demikian kami sampaikan atas perhatiannya diucapkan terima kasih." Itu surat untuk siapa? 

"Andai itu nota dinas dari Eselon II kepada Eselon I, kasihan bisa 'digebuk' itu eselon II nya. Kenapa? Karena menggunakan kalimat "Demikian atas perhatiannya diucapkan terima kasih."

Kalimat seperti itu hanya untuk atasan kepada bawahan, karena membutuhkan perhatian.

Kalau untuk pimpinan kalimatnya harus: "Demikian kami laporkan kepada Bapak/Ibu untuk mohon arahan lebih lanjut." 

Kalau ada yang harus diputuskan, sampaikan: "Mohon keputusan".

Kalau ada yang diperlukan disampaikan di situ: "Mohon perkenan atas diterimanya laporan ini kami haturkan terima kasih."

Dirjen Zudan mengingatkan, jangan pernah kepada pimpinan meminta perhatian.

Jangan menyatakan begini: "Demikian atas kerja samanya diucapkan terima kasih." 

"Jadi jangan pernah copy paste naskah yang sudah ada sebelumnya, hanya diganti kepadanya."

Undangan pun demikian. Siapa yang kita undang. "Seringkali teman-teman menulis 'Yang Terhormat Dirjen Otda.' Seharusnya ditulis lengkap: 'Yang Terhormat Dirjen Otda', Bapak siapa..." 

"Atau kalau mau tetap bagus, sebut saja 'Bapak Dirjen Otda', tidak apa-apa."

Kembali Zudan menerangkan, dalam membuat naskah dinas itu mengandung isi pesan, etika bahasa, dan estetika. 

Estetika itu format surat rata kanan-kiri, atas bawah, pilihan jenis font, ada banyak sekali aturannya.

"Saya dulu begitu lulus S2 kerjaannya membuat surat dan tukang ngefax. Kalau mau kirim ke 54 provinsi itu 54 kali kirim. Telepon dulu bilang sama orang yang terima telepon mau kirim fax tolong dibuka. Kalo sudah ada tanda bunyi tuitt.. tutup telepon pencet tombol kirim."

"Kalo dijawab, 'Pak tidak terbaca,' dikirim ulang. Lama-lama bisa kirim lewat e-mail. Bisa sekaligus kirim ke banyak address surat."

Sekarang, sudah masuk era kirim dokumen pakai aplikasi Whatsapp. 

"Maka sekarang banyak kebocoran data karena data ditangkap dan disimpan oleh Google. Maka hati-hati dalam tata naskah ada substansi etika dan estetika." 

"Tolong diperhatikan terutama di etika tadi, soal bahasa. Jadi bahasa menunjukkan etika kepada siapa kita bersurat," tuturnya penuh pelajaran berharga. Dukcapil***