Tujuan:
Prosedur ini digunakan untuk memberikan pedoman pelaksanaan audit internal SMKI di Ditjen Dukcapil/Satuan Pelaksana SAK. Memberikan pedoman dalam mengendalikan dokumen dan catatan agar sesuai dengan persyaratan SMKI, meliputi:
1. Dokumen sudah disahkan secara memadai sebelum diterbitkan.
2. Dokumen ditinjau dan diperbaharui sesuai keperluan dan disahkan kembali.
3. Perubahan dan status revisi dari dokumen yang berlaku diidentifikasi.
4. Dokumen versi/revisi terakhir (yang masih berlaku) tersedia ditempat penggunaan.
5. Dokumen tetap mudah dibaca dan mudah diidentifikasi.
6. Dokumen yang berasal dari luar organisasi (eksternal) yang diperlukan untuk perencanaan dan operasi SMT diidentifikasi serta distribusinya dikendalikan.
7. Penggunaan yang tidak diharapkan dari dokumen kadaluarsa dapat dicegah, serta diidentifikasi yang sesuai jika dokumen tersebut akan disimpan untuk tujuan tertentu.
8. Semua rekaman/catatan yang digunakan dalam SMKI diidentifikasi, disimpan, dilindungi dan dipelihara.
9. Semua rekaman/catatan telah ditetapkan masa simpannya (retensi).
10. Semua rekaman/catatan dipelihara sehingga tetap mudah dibaca, mudah diidentifikasi, dan mudah ditemukan selama masa simpannya.
11. Setiap pemusnahan rekaman/catatan dilengkapi dengan Berita Acara Pemusnahan Dokumen.
Ruang Lingkup:
1. Prosedur ini menetapkan tata cara persiapan, penyusunan, pengesahan, distribusi dan pembaruan/revisi.
2. Prosedur ini berlaku untuk semua dokumen baik dokumen internal maupun dokumen eksternal pada lingkungan Ditjenn Dukcapil dan Satuan Pelaksana SAK.
3. Dokumen yang dikendalikan dengan prosedur ini didaftarkan dalam Daftar Induk Dokumen.
4. Pencakupan identifikasi rekaman/catatan yang diperlukan untuk masing-masing Departemen.
5. Penetapan masa simpan, cara penyimpanan, penanggungjawab, dan cara pemusnahan rekaman/catatan.
6. Penyusunan, sosialisasi, penerapan, penyimpanan dan pemeliharaan, dan pemusnahan rekaman/catatan.
Pelaksana:
1. Satuan Tugas Keamanan Informasi (STKI)
2. Sekretaris Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai Koordinator STKI
3. Pimpinan Tinggi Pratama (PTP) di lingkungan Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil
4. Kepala Dinas Dukcapil Provinsi, Kepala Dinas Dukcapil Kabupaten/Kota, Kepala Perwakilan RI Luar Negeri (Kepala SPSAK)
5. Pimpinan Unit TIK (PUTIK) di lingkungan Ditjen Dukcapil, Dinas Dukcapil Provinsi, Dinas Dukcapil Kabupaten/Kota, dan Kantor Perwakilan RI Luar Negeri
6. Unit TIK (UTIK) di lingkungan Ditjen Dukcapil, Dinas Dukcapil Provinsi, Dinas Dukcapil Kabupaten/Kota, dan Kantor Perwakilan RI Luar Negeri.
Unduh SOP:
